اعتمد كل من سعادة الدكتور محمد بن ناصر الزعابي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة للطيران المدني وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها بالهيئة العامة للطيران المدني. وذلك يوم الإثنين 21 أكتوبر 2019م الموافق 22 صفر 1441هـ، بمقر الهيئة. ويأتي إعداد النظام وفقًا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية واعتمادًا على الكشف الذي أجراه فريق العمل بالهيئة العامة للطيران المدني بالتنسيق مع اختصاصيين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة بالهيئة.

ويُقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تنفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها والتي بسببها تم إنشاء هذه الوحدة. ووفقًا لخطة العمل قام فريق عمل مشكل بموجب القرار الصادر من سعادة الدكتور الرئيس التنفيذي للهيئة العامة للطيران المدني بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وبالتواصل مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في الهيئة العامة للطيران المدني لإعداد قائمة إسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية للهيئة، شملت التقسيمات الإدارية المختلفة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يُمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويعتبر هذا النظام عصريًا لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية في الهيئة العامة للطيران المدني، الجدير بالذكر أن عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن 60 جهة حكومية.